A condução de assembléias – parte 1

Por que poucas pessoas comparecem às assembleias?

Muitos condôminos não comparecem às assembleias porque consideram reuniões chatas, seja pelo dia e horário inadequados, temas áridos ou pela forma de condução. Alguns nem querem ouvir a palavra assembleia ou ler o edital de convocação. As assembleias são reuniões importantes para a boa administração e a vida no condomínio e deveriam ter presença maciça.

A legislação obriga a realização de pelo menos uma assembleia ordinária por ano, para prestação de contas e aprovação da previsão para o ano seguinte. Mas podem ser realizadas assembleias extraordinárias, tantas quanto forem necessárias.

Não existe data ótima para todos os moradores e alguns temas serão áridos, mas podemos caprichar na condução da assembleia para tornar aqueles momentos mais produtivos e menos maçantes.

Será possível conduzir assembleias de forma mais efetiva e amenizar seus aspectos negativos? Seguem algumas dicas.

Como planejar sua assembleia

  • Reúna-se com o Conselho para planejar a assembleia, definir data e elaborar a pauta.
  • Escolha data e horário confortáveis. Evite coincidir com eventos importantes ou populares (jogos importantes na TV, final de novela, véspera de feriado). Mas sempre haverá conflito de agenda com alguns moradores. Paciência.
  • Prepare, confira e divulgue previamente os documentos que serão analisados. Isso poupa tempo e evita desconfiança.
  • Não “engorde” a pauta com temas complexos ou polêmicos. Se for o caso, analise um tema complexo em cada assembleia.
  • Procure ter na presidência dos trabalhos um condômino com habilidade de condução de reuniões. O síndico não deve presidir.
  • Tenha sempre à mão: Convenção do Condomínio e Regulamento; Orçamentos previamente analisados e prontos para deliberação; Lista de presença e relação de inadimplentes.
  • Confira quórum e capacidade para votar antes de iniciar a assembleia. Siga a pauta e prepare-se para lidar com os “brigões” de sempre.

Nada disso garantirá uma assembleia sem sobressaltos, mas uma vez seguida essa rotina, as chances de sucesso aumentam. No próximo texto abordaremos dicas para a condução das assembleias.